A veces uno considera que el trabajo difícil ya pasó cuando un posible cliente nos solicita una cotización… lo siento, no es así. De hecho comienza una parte en donde “continuidad” es el nombre del juego.

Es importante que se note tu nivel

La imagen que tanto profesionistas como empresas dejan en sus clientes es un asunto que debe ser tomado muy en cuenta y se extiende prácticamente ad infinitum. Demos por hecho que la oferta de tus productos o servicios ya lleva toda esa imagen en la que seguramente trabajaste invirtiendo tiempo y dinero en un logo y un slogan atractivos que has aplicado en tarjetas y cartas de presentación, así como en tus folletos, templates para archivos digitales o tu pagina web. Y de pronto alguien se interesa y te pide un presupuesto. La imagen corporativa incluye que en todos los documentos y otros artículos que te representen tengan ese algo que te identifica y que te hace destacar… ¡hasta en un documento como es la cotización!

Aquí es donde es necesario considerar el asunto de la continuidad, porque en este paso tienes que reafirmar la calidad con la que te manejas, el profesionalismo que ofreciste como argumento a favor tuyo, la seriedad de tus procesos, e incluso tu buena educación. Todo esto le infunde al cliente una confianza cada vez mayor… ¡independientemente de los precios que vayas a manejar en tu cotización!

¡En tus cotizaciones sigue tu labor de convencimiento!

Vale la pena tomar en cuenta ciertos aspectos, tanto del contenido como de la forma, que pueden ayudar a que la presentación de tus cotizaciones te deje en una buena posición ante tus clientes ya consolidados o ante los clientes potenciales.

En lo que se refiere a la imagen de tu documento no olvides incluir jamás:

· Tu logotipo

· Tu slogan

· Alguna frase que deje en claro tu área de experiencia (si no está en el slogan)

· Que se vea que este documento es de la misma “familia” respecto a lo que has presentado anteriormente, que conserve la misma línea gráfica en cuanto a color, tipografía, etc.

· Y por favor, sin faltas de ortografía o errores gramaticales

¡Todo esto eres tú! Y quieres quedar muy bien. Cualquier sistema visual que se respete tiene una papelería corporativa pensada, argumentada y bien ejecutada a partir de un manual de identidad (sería lo ideal contar con esto para saber cuáles son las variables que puedes llevar a cabo en tu imagen y los criterios de tu presentación en varios escenarios).

En cuanto a los datos mínimos que debe tener tu cotización están:

· Folio de tu documento (numeración consecutiva de tus cotizaciones)

· Tus datos de contacto, teléfono, celular, correo electrónico

· Fecha de elaboración

· El nombre, la posición y la empresa de tu cliente

· Dirigirse formalmente al cliente y poner antecedentes con frases como “De acuerdo con nuestra conversación anterior, me permito presentarle…” o “Atendiendo a su solicitud me permito presentarle…”

· Lo que incluye tu trabajo (características de los productos o alcance de tus servicios)

· Costo unitario y subtotal

· Impuestos aplicables

· El total

Hay otros datos que ayudan a reforzar la información para el cliente. El asunto es dejar todo bien claro y no permitir cabos sueltos:

· Formas de pago (por si sueles cobrar un anticipo)

· Descripción de la garantía

· Condiciones de entrega

· Tiempo de entrega (en ocasiones en bueno darse un “colchón” en tiempos para prevenir cualquier cosa que esté fuera de tu control)

Tú eres el experto en lo que haces, pero no está demás recordar otros factores que podrían parte de los precios que manejas, tanto en tus tabuladores como en las cotizaciones propiamente dichas:

· Gastos de transportación

· Comidas

· Compra de accesorios, software, papelería

· Viáticos

· Paquetería

· Gasolina

· Estacionamientos

· Personal de apoyo

Hay algunos recursos de los que puedes echar mano para que el cliente lo piense dos veces antes de desestimar tu propuesta económica. Por ejemplo, en ciertas áreas que sean convenientes para ti, en las que tengas un margen de acción, puedes establecer que algo es “negociable”; u ofrecer descuentos o algo “gratis” ¡y hacerlo notar! ¡Pero lo que sí te recomiendo fuertemente es no malbaratar tu trabajo!

Finalmente, una buena practica es hacer un borrador y revisarlo a detalle antes de mandar tu cotización al cliente. ¡Considera que de ahí saldrá la factura y de ahí saldrá un pago!

Piensa en el hoy y en el mañana

Una de las exigencias que hoy día ya no podemos pasar por alto es el hecho de considerar los medios y los recursos digitales. Por ejemplo, lo más seguro es que tu cotización va a viajar por e mail (tampoco ignores la versión impresa), por lo que sería muy bueno tener un template para tus correos electrónicos. Piensa que con las ventajas de la tecnología y de la comunicación por Internet tu logo y tu imagen son susceptibles de manipularse en beneficio tuyo para dar dinamismo y frescura a tu presentación, incluso mediante animaciones.

Hay empresas muy serias que se dedican a desarrollar la imagen corporativa para toda clase de negocios, sean individuales, pequeños o grandes. Acércate a ellas, deja que los profesionales en diseño y comunicación visual hagan la propuesta de tu papelería corporativa ¡para conservar una línea gráfica por la cual te reconozcan tus clientes a vuelo de pájaro!